Диадок электронный документооборот – важный и нужный инструмент. Электронный документооборот с контрагентами Основные функции и преимущества системы
Диадок - помощник для бухгалтеров, руководителей и менеджеров компаний по онлайн-обмену юридически значимыми документами. Управление входящими документами бесплатно.
Диадок - это одна из наиболее удобных систем для юридически значимого электронного документооборота между различными предприятиями. Система включает полный набор функций для масштабной работы с бумагами в вашей организации. Для всех клиентов создана простая веб-версия, для владельцев «1С» есть специальное коробочное издание. Пользователи других учётных систем (SAP, MS Dynamics, Oracle) могут интегрировать их с ЭДО при помощи API Диадока.
Основные функции и преимущества системы:
- Создание и отправка документов.
- Приём документов с уведомлениями по электронной почте.
- Подпись документов квалифицированной электронной подписью (КЭП).
- Безопасное хранение документов
- Соответствие электронных документов требованиям законодательства.
- Поиск контрагентов
- Согласование документов.
- Интеграция с любыми учетными системами
- Роуминг с другими операторами ЭДО.
- Массовые действия с документами (действия с большим количеством документов «в один клик»).
Диадок электронный документооборот представляет собой систему, которая позволяет работать с документацией в дистанционном режиме и решать важные рабочие моменты, не выходя из офиса. Каждый отправленный документ имеет юридическую силу, потому что заверен электронной подписью. Если бумага подписана КЭП, то ее значимость приравнивается к бумажному варианту. В этой системе зарегистрировано более миллиона организаций, которые легко могут взаимодействовать между собой.
Контур Диадок электронный документооборот позволяет решать важные вопросы компаний без дополнительных манипуляций. Система ДО позволяет формирование, отправку, получение и подписание бумажных аналогов документации, сила которой не снижается из-за электронного формата. Можно легко взаимодействовать не только с предприятиями, которые пользуются Контур.Диадоком, но также обмениваться данными с предприятиями, которые работают в другой программе, и государственными учреждениями. Например, отправлять отчеты для ФНС.
Стартовая страница
На данный момент система насчитывает более 1 500 000 компаний, которые активно пользуются сервисом. Даже имея на руках бумажный вариант документа, не составит труда перевести его в электронную версию и провести отправку адресату. Отпадает надобность в распечатке массы бумаг и ее подписании у руководителя. Сокращаются не только затраты на канцелярию и эксплуатирование оргтехники, но также оптимизируется и мобилизируется весь рабочий процесс.
На заметку! Существует множество аналогов Контур.Диадок, но этот сервис признан лучшим, и им пользуются даже налоговые органы.
Есть мобильная версия
Функциональные возможности
Пользоваться веб-версией можно при наличии сертификата, не требуется установка дополнительного программного обеспечения. Ниже указаны основные преимущества работы через эту систему и возможности, которые открывает электронный документооборот:
- Возможно создание, отправка и получение электронной документации.
- Отличное взаимодействие с 1С. Не нужно производить ручной ввод данных, происходит самостоятельное формирование необходимых бланков и интеграция с бухгалтерской программой.
- Удобное интегрирование с другими информационными системами: SAP, Oracle, MS Dynamics, API.
- Достаточно создать учетную запись и пользоваться расширенным функционалом.
- Документы этой версии принимаются не только всеми крупными компаниями на территории РФ, но также российскими государственными учреждениями.
- Не требуется дублирование документации.
- Можно вносить коррективы в электронную версию бумаги и согласовывать изменения в дистанционном режиме.
- Получение отчетов с 1С.
- Легко контролировать процесс отправки и получения. Система всегда покажет статус документации и на каком этапе находится его рассмотрение.
- С помощью фильтров можно легко найти нужную бумагу.
- Осуществлять вход можно не только через стационарный компьютер, но также через мобильное устройство или планшет.
- Имеется личное хранилище данных.
- Есть возможность проводить согласование документации между отделами, не выходя из своего кабинета.
- Можно настроить маршрутизацию каждой бумаги.
- Интеграция с другими, аналогичными программами.
Важно! Есть возможность прослеживать действия других контрагентов. Если кто-то из других организаций искал документ, система сообщит об этом.
Вход в личный кабинет
Принцип работы в системе
Чтобы произвести вход в личный кабинет, не требуется рутинной регистрации и согласования получения доступа. Для создания пароля потребуется только адрес электронной почты. Достаточно иметь КЭП – электронную подпись предприятия для заверения важных бумаг. Неважно, кем был выдан сертификат. Можно использовать подпись, которой бухгалтер подписывает отчеты для налоговых органов. Войти можно двумя способами: при вводе логина и пароля или с помощью КЭП. Ниже прописана подробная инструкция по работе в Контур.Диадок:
- Нажать на клавишу «Войти».
- Выбрать вариант входа.
- Если компания крупная, то система потребует выбрать подразделение, после чего откроется основная страница сервиса.
- Пользователь попадает на главную страницу, где находится строка поиска и основные вкладки для работы. В поисковой строчке достаточно ввести название предприятия или документа, который необходимо найти.
- В блоке «Настройки» находится информация о тарифном плане, реквизиты компании и возможность построить сервис под себя.
Раздел «документы»
Подробнее стоит остановиться на меню. Основная вкладка – это «Документы». Основные действия будут проходить в этом разделе. Там будет храниться вся документация: отправленная, полученная и та, которая находится в работе. В любой момент можно найти нужную бумагу и проследить историю документа. Также стоит обратить внимание на вкладку «Контрагенты». В этой папке будут храниться названия всех компаний, с которыми происходит электронный документооборот. Чтобы начать работу, нужно произвести рассылку приглашений предприятиям, с которыми происходит или запланировано сотрудничество, а также принять уже имеющиеся предложения.
Во вкладке «Сообщения» будет храниться переписка с каждым контрагентом. Можно просмотреть всю историю, а при входе в программу сервис будет сообщать о новых письмах. Система позволяет просматривать всех контрагентов, которые есть в контактах. Карточка клиента содержит полную информацию об организации: начиная от реквизитов и ФИО руководителя и заканчивая историей документооборота между фирмами.
На заметку! Если компания еще не имеет КЭП, то электронную подпись получить несложно. Подобная процедура обойдется в районе 2000 рублей*.
Стартовая страница
Тарифы на использование Контур.Диадок
Тарифная сетка обширна. Ниже будут расписаны тарифы и их стоимость. Цена – это годовое обслуживание. Соискателю достаточно выбрать лимит, который ему потребуется в течение года. Можно подобрать самый оптимальный вариант для любой организации:
- Стандартный пакет стоит 4200 рублей* и позволяет отправлять до 600 бумаг в месяц.
- За 7800 рублей можно отправлять до 1200 документов.
- За 18600 руб. – 3000.
- За 36000 руб. – 6000.
- За 68400 руб. – 12000.
На заметку! За входящую документацию плата не взимается. Существует также расширенный тарифный план, если организация планирует отправку более 12000 экземпляров документации. Этот тариф рассчитывается индивидуально.
Контур.Диадок – это сервис нового поколения. Он позволяет значительно оптимизировать рабочий процесс предприятия, особенно при наличии большого количества отделов и высокого документооборота. В случае системных ошибок или затруднений пользователи могут обратиться в службу технической поддержки. Для этого достаточно позвонить по бесплатному номеру 8 800 500 10 18, заказать обратную связь или отправить письмо в техподдержку через сайт. Операторы работают круглосуточно.
* Все указанные в статье цены актуальны на август 2019 года.
Чтобы начать обмениваться с контрагентами электронными счетами-фактурами, а также актами, накладными и договорами, необходимо войти в сервис Контур.Диадок.
Вход можно осуществить любым из четырех способов:
1. В системе Контур.Экстерн открыть меню «Новое» и выбрать «Первичка» > «Все документы».
У пользователей Контур.Экстерн, которые подключались в 78 и 47 регионах, пункт «Первичка» будет отсутствовать. Для входа в Диадок следует воспользоваться одним из способов, приведенных ниже.
2. Перейти на портал сервисов по адресу https://kontur.ru и в верхнем правом углу нажать на кнопку « Войти в сервисы». В открывшемся окне выбрать раздел « Диадок».
Если вход в Диадок осуществляется через порталkontur.ru, сайт системы или с помощью прямой ссылки, то при входе появится окно, в котором следует выбрать сертификат нужной организации.
- Если у организации нет сертификата для работы в системе, то для его получения следует заполнить заявку на сайте Диадок или самостоятельно обратиться в ближайший сервисный центр .
Пока сертификат не получен, организацию можно зарегистрировать в тестовом режиме . В тестовом режиме документы помечаются как тестовые и не имеют юридической силы. Все остальные возможности доступны в полном объеме.
Чтобы формализованные документы (счета-фактуры, накладные и акты в XML формате) имели юридическую силу и их можно было принимать к учету, следует отправить заявление участника электронного документооборота в ФНС России. Формирование и отправка заявления описаны в . После подписания заявления организации присваивается уникальный идентификатор участника электронного документооборота. На один ИНН выдается один идентификатор участника. Просмотреть идентификатор можно в меню «Реквизиты организации».
Вход в Диадок выполнен. Отобразится основная страница системы — страница входящих документов.
Абсолютно каждой организации при подключении к Диадоку предоставляется возможность отправить 50 бесплатных документов.Документы плюсуются к приобретенному тарифу.
Всем клиентам Контур.Экстерна доступна возможность отправить бесплатно 50 документов в Диадоке. Для отправки документов следует просто войти в Диадок (тариф приобретать не нужно).
Документы можно тратить в течение неограниченного периода. Если лимит бесплатных документов будет израсходован, а пакетный тариф не оплачен, то пользователь автоматически будет переведен на постоплатную систему. К сожалению, количество обработанных документов в системе не отображается. Уточнить эту информацию можно, обратившись на горячую линию Диадока по телефону 8 800 500 10 18 .
Система электронного документооборота - это инновационное решение для ведения юридически значимого электронного документооборота.
О системе
Это среда безбумажного юридически значимого электронного документооборота между организациями и их филиалами, обеспечивающая быструю и надежную передачу документов с возможностью их автоматической обработки.
Согласно изменениям в п. 1 статьи 169 НК РФ, организации могут обмениваться электронными документами по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки счетов-фактур. Список передаваемых типов документов
Возможности
- Обмен бухгалтерскими документами (акты выполненных работ, товарные накладные и пр., а также электронные счета-фактуры ) в полном соответствии с требованиями Министерства финансов и Федеральной налоговой службы.
- Обмен любыми другими документами между компанией и ее контрагентами.
- Обмен внутренними документами между подразделениями компании.
Электронные счета-фактуры
В 2010 году произошёл ряд изменений в законодательстве, который привел к возможности использования на законных основаниях электронных счетов-фактур . В частности возможны операции обмена электронными счетами-фактурами с контрагентами, что было закреплено поправками, внесенными федеральным законом №229-ФЗ в Налоговый Кодекс. Эти поправки предоставляют право пользования электронными счетами-фактурами наряду с бумажным вариантом.
В настоящий момент нормативная база для ввода в действие электронных счетов-фактур практически сформирована. В результате российский бизнес получил возможность обмениваться с бизнес-партнёрами электронными счетами-фактурами, которые приобрели юридическую силу.
Процесс взаимообмена электронными счетами-фактурами должен проходить в соответствии с требованиями, предъявляемыми Министерством финансов РФ, через специальные программные средства и при согласии обменивающихся контрагентов. Для придания электронному документообороту юридической значимости, электронные счета-фактуры сопровождаются электронно-цифровой подписью.
В системе обмена электронных счетов-фактур предполагается наличие оператора электронного документооборота, который гарантирует доставку электронных счетов-фактур контрагенту, с которым осуществляется обмен.
Система Диадок предоставляет своим клиентам возможности обмениваться с партнёрами электронными счетами-фактурами в соответствии с порядком, утверждённым Министерством финансов РФ согласно приказа № 50 н от 25.04.2011.
Преимущества
- Гарантия быстрой доставки
Документы моментально передаются адресату, не покидая сервера системы Диадок - Юридическая значимость
Каждый документ подписывается электронно-цифровой подписью - Защита информации
Работа в системе осуществляется по защищённым каналам связи с использованием средств криптографической защиты, что обеспечивает надёжную защиту от несанкционированного доступа - Простота использования
Отправлять документы через Диадок так же просто как отправлять письма по электронной почте: в системе реализован простой и интуитивно понятный интерфейс - Надёжность
Для обеспечения сохранности данных применяется трёхкратное резервное копирование и хранение информации на разных серверах - Доступност
ь
Система Диадок функционирует 24 часа в сутки, 7 дней в неделю - Популярность
Уже сейчас с системой работает более 1 400 000 Ваших потенциальных партнеров и их число постоянно растёт - Интеграция
Система Диадок постоянно совершенствуется а также интегрируется с другими информационными системами - Экономия на почтовых расходах
Вы экономите не только время, но и деньги - Экономия места
Нет необходимости хранить документы в бумажном виде
Ключевые характеристики
- Работа в режиме 24/7.
- Диадок позволяет мгновенно обмениваться электронными юридически значимыми документами (как внутренними, так и внешними) без необходимости дублирования на бумаге.
- Разработан в строгом соответствии с федеральными законами № 1-ФЗ; №149-ФЗ; №129-ФЗ; № 229-ФЗ, а также другими нормативно-правовыми актами РФ.
- При отправке бумажных документов каждая компания подвержена рискам кражи или утечки информации. Диадок позволяет минимизировать эти риски и несет юридическую ответственность за безопасность передаваемых документов.
Как подключиться
Прислать на адрес [email protected] следующую информацию:
- Название, ИНН и КПП организации.
- Сертификаты ЭЦП(если у Вас уже есть ЭЦП), с которыми необходимо разрешить вход в Диадок (файлы с зеленым значком и расширением.cer).
- В течение 14 дней прислать оригинал Заявления о присоединении к Регламенту по адресу: 620017, Екатеринбург, Космонавтов 56, «СКБ Контур» с пометкой Диадок.
Диадок – это система юридически значимого электронного документооборота, с помощью которой организации обмениваются документами без дублирования на бумаге. Сервис позволяет настроить электронный документооборот внутри организации, с контрагентами и контролирующими органами. Документы передаются через интернет и хранятся в электронных архивах на защищенных серверах, обеспечивая сохранность.
Через ЭДО передаются:
- декларации НДС;
- счета-фактуры;
- акты выполненных работ, товарные накладные ТОРГ-12;
- договоры, платежные поручения, письма и т. д.
Возможности контур.диадок
- Создание и отправка документов
С ее помощью вы сможете добавить электронный документ с компьютера, выгрузить из учетной системы или создать с нуля. Встроенный редактор подскажет, как правильно сформировать и заполнить документ.
- Распределение входящих документов
Диадок может автоматически маршрутизировать входящий документ в нужное подразделение. Для этого у подразделения должны быть указаны КПП или адрес. В ручном режиме Вы сами назначаете подразделение, в которое будут приходить все документы от определенного контрагента, либо даете право контрагенту выбирать подразделение вашей компании, которое получит документ
- Согласование документов внутри компании
В Диадоке легко согласовывать документы внутри компании: можно направить документ на визирование или подпись определенному сотруднику или всему подразделению. Получателям придет уведомление на электронную почту и они смогут обработать документ на странице «Согласование».
- Приглашение контрагентов
Подключенным к Диадок контрагентам можно отправить приглашение к обмену документами. После того, как организация одобрит запрос, она появится в вашем списке активных контрагентов.
При использовании модуля «Диадок» для 1С, контрагенты уже подключенные к Диадоку, будут отмечены прямо в вашей системе.
- Представление документов в контролирующие органы
Для представления в суде или другом контролирующем органе, вы можете использовать как оригиналы электронных документов, так и их бумажные копии со штампом ЭДО.
- Роуминг
Когда возникает необходимость обменяться документами с контрагентом, который работает в другой системе ЭДО, пользователям Диадока поможет роуминг.